ECM – “E-doc và hiệu quả kinh tế”


What is Enterprise Content Management (ECM)?                                    http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management

Đây là một chủ đề được thảo luận khá “nảy lửa” ở đây:
http://www.facebook.com/groups/globaleconomic/274790385895464/

Có một ghi chú tổng hợp ở đây:
http://www.facebook.com/groups/globaleconomic/doc/276358129072023/

Và đây là những trích đoạn mà mình quan tâm tìm hiểu:

Góc độ giải pháp:

– E-Doc hay nói rộng hơn ECM là giải pháp hữu hiệu (và duy nhất cho tới nay) để xây dựng những cơ sở dữ liệu văn bản số được luật pháp công nhận làm nền tảng cho mọi hoạt động giao dịch văn bản trên mạng cho tất các các lĩnh vực như CPĐT, TMĐT, GDĐT, YTĐT, v.v… Cho nên hiệu quả kinh tế từ giảm thiểu phí tổn và hỗ trợ TMĐT chỉ là một trong những giá trị nó mang lại cho xã hội, góc độ quan trọng hơn nó mang lại cho một quốc gia là công cụ hiệu quả trong việc cải cách hành chính và minh bạch hoá thông tin.

– ECM là một giải pháp CNTT gồm rất nhiều phần khác nhau được tích hợp rất chặt chẽ để đáp ứng được các yêu cầu của những tiêu chuẩn về độ chính xác của văn bản số so với văn bản gốc, độ bảo mật thông tin và độ uyển chuyển cho nhu cầu chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các tổ chức, bộ ngành, doanh nghiệp và công dân. Vì vậy, không thể tách biệt những hệ thống khác nhau trong giải pháp này để hoạt động một cách độc lập.

– Những yêu cầu quan trọng nhất của 1 giải pháp ECM có thể áp dụng cho Việt Nam là khả năng nhận dạng tiếng Việt của OCR,  giao diện bằng tiếng Việt của các phần mềm khác nhau trong giải pháp chung này.

– Hiện nay có chưa tới 10 giải pháp ECM được sử dụng bởi các tổ chức lớn trên thế giới, chúng đều có thể chia sẻ và xử lý thông tin số với nhau, và theo tôi biết chỉ có 1 giải pháp đã có giao diện tiếng Việt và OCR chuẩn cho tiếng Việt.

Hiện trạng tại Việt Nam:

– Hiểu biết về ECM tại Việt Nam còn rất giới hạn. Vì quyền lợi riêng, có một số vendor cố tình giải thích khá sai lạc về ECM, làm khách hàng của họ lầm tưởng giữa EDMS và ECM, và ngay cả một component của ECM là ECM! Bên cạnh có một số Viện, Cục có hiểu chút ít nhưng lại có kế hoạch tự xây dựng riêng các giải pháp ECM để kinh doanh. Những tác động này dẫn tới tình trạng hiểu biết và đánh giá về nó càng rối bời hơn.

– Từ năm 2007, CP Việt Nam đã ra quyết định việc số hoá văn bản và có bảng giá ấn định để các tổ chức thuộc nhà nước có thể triển khai số hoá văn bản như là một phần của ECM, tuy không hiểu ECM là gì cho nên rất dễ bị lãng phí.

– Cách phân cấp của nhà nước về việc tổ chức nào chịu trách nhiệm triển khai CNTT nhìn chung rất mù mờ, dẫn tới tình trạng thiếu tập trung, từ đó các bộ ngành và địa phương rất lúng túng trong việc quy hoạch và phát triển CNTT một cách hợp lý và khoa học. Nếu không sớm khẳng định tính tập trung, đồng bộ và đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết để xử lý, chia sẻ tài nguyên thông tin & văn bản số có tính pháp lý thì sẽ cứ tiếp tục trì trệ và lãng phí.

– Cách quản lý các dự án CNTT lớn của phần nhiều tổ chức nhà nước và doanh nghiệp vẫn còn rất lúng túng, thiếu tính khoa học và thiếu kinh nghiệm. Vì vậy, nếu tiếp tục theo những phương pháp đã và đang áp dụng thì sự thất bại, thất thoát và lãng phí sẽ tiếp tục xảy ra với đại đa số dự án lớn trong các năm tới.

– Quá ít nhóm làm dịch vụ, SI, cung cấp ECM chuyên sâu so với nhu cầu tiềm năng. Điều này sẽ dẫn tới tình trạng “nghẽn mạch” phát triển ECM hay tệ hơn nữa là dẫn tới “biến thái” ECM vì tính tham nhũng và chụp giật đang hoành hành trong nước.

Tiềm năng của ECM:

– Vì ECM là giải pháp hiệu quả nhất (và duy nhất hiện nay) để xây dựng và phát triển CSDL văn bản số có giá trị pháp lý trên khắp thế giới cho nên Việt Nam cũng sẽ nhất định phải áp dụng giải pháp này.

– Theo số liệu thống kê của VAIP cũng như các số liệu thống kê số lượng bureau dịch vụ số hoá văn bản & vận hành ECM cho các tổ chức lớn tại các nước phát triển, thì Việt Nam sẽ cần không dưới vài trăm hay vài ngàn bureau ECM rải rác tại mọi địa phương cho dù các hệ thống ECM lớn của nhà nước sẽ phải đầu tư rất nhiều.

— Hoàng Ngọc Diệp —

——————————————

Trên trang AIIM có liệt kê và chú thích rất rõ từng điểm cần thiết và quan trọng của một Enterprise Content Management:

  • Compliance

Hệ thống phải hợp lệ và đúng tiêu chuẩn công nghệ. Những tiêu chuẩn này do các hiệp hội điều tác và quản lý tiêu chuẩn của thế giới đưa ra. Nếu “ECM” này được tạo ra trên một cái nền không dựa vào những tiêu chuẩn chung thì chỉ có một mình nó đứng riêng và không thể là một ECM thật thụ (và enterprise không thể hình thành từ 1 tiêu chuẩn cá biệt nào hết).

  • Collaboration

Hệ thống phải có tính năng cho phép làm việc, trao đổi, chia sẻ, cộng tác… nói chung đó là môi trường làm việc có đầy đủ các khía cạnh cần thiết.

  • Cost

Hệ thống ECM không phải là hệ thống dành riêng cho những đại công ty có khả năng vô tận và ngay cả họ có khả năng vô tận, ECM và tính năng của nó phải tỉ lệ thuận với phí tổn để khai triển nó.

  • Continuity

Một hệ thống tối quan trọng như ECM phải có tính năng liên tục và bền bỉ. Nó không thể bị đổ vỡ vì một lý do kỹ thuật hay giới hạn ứng dụng nào đó (do không hiểu, do giới hạn kinh phí…). Bởi vậy, hình thành một ECM phải thấu đáo nhu cầu và kinh phí (cost ở trên).

  • BPM / workflow

Đây là tính năng tối quan trọng. Một ECM đích thực phải có tính năng hình thành và hỗ trợ các công đoạn và tiến trình phát triển của doanh nghiệp. Thiếu cái này, “ECM” chỉ là một cơ chế lưu trữ tài liệu và những ứng dụng cho doanh nghiệp bị tách rời.

  • Contents

ECM phải hỗ trợ hàng loạt các dạng dữ liệu có định dạng mở để hỗ trợ và sử dụng các dạng đơn từ ở dạng digital. Ngay cả những rich media như videos, sounds, animations, presentations.. cũng cần được hỗ trợ.

  • Scanning

ECM không có tính năng này thì việc digitize các tài liệu đã có (legacy) hoàn toàn bất khả thi và bởi thế, nó không phải là ECM.

  • Forms Processing

Data được nhập xuyên qua các “form” của ECM phải được ECM xử lý toàn diện. Nếu không, dữ liệu nhập không có giá trị. Đây là tính năng tối quan trọng của một ECM.

  • Recognition

Nếu đã có khả năng hỗ trợ và phục vụ nhiều định dạng của dữ liệu thì khả năng nhận biết (recognition) này không thể thiếu được. OCR là một trong những phần tố tối quan trọng bởi vì một tài liệu được scan vào không chỉ lưu ở dạng “bitmap” mà còn cần được index, xếp loại và cho phép tìm kiếm (searchable).

  • Categorization/Taxonomy

Tất cả dữ liệu được đưa vào phải được ECM phân loại và xếp loại theo đúng cấu trúc mà nhu cầu doanh nghiệp đưa ra. Nếu dữ liệu đưa vào mà không được xếp loại thì trong một khoảng thời gian ngắn, ECM sẽ biến thành “Trash Can”.

  • Indexing

Tính năng hình thành danh mục của một ECM không những giúp bảo trì sự gọn gàng, hệ thống, sạch sẽ và hiệu năng của ECM mà còn giúp cho người dùng có thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và chính xác. Một ECM không có tính năng này thì nó không phải là ECM.

————————

  1. Document Management
  2. Records Management
  3. Email Management
  4. Web Content Management
  5. Digital Asset Management

Năm cái trên là năm cái căn bản của một ECM. Không có cơ chế và phương tiện để quản lý những cái trên thì không thể gọi là ECM. Nên nhớ, mỗi loại “management” ở trên có tính chất khác nhau, ưu tiên khác nhau, giới hạn sử dụng khác nhau. Bởi vậy, ECM đích thực tách rời chúng ra từng phần nhỏ.

– Repositories:

– Storage:

Repository là điểm chứa logical, còn storage là điểm chứa physical. “Repository” có thể là 1 “folder” nào đó trên một cái NAS và “storage” chính là cái NAS. Sở dĩ chúng được phân biệt rõ ràng bởi vì một ECM có thể có hàng ngàn “repository” và mỗi repository có thể được lưu trong hàng trăm “storage” khác nhau. Thiếu cái này, “ECM” bị rớt mất chữ “E” (enterprise).

Ngoài ra ECM còn có:

Content Integration, Migration, Backup/Recovery, Search/Retrieval, Syndication, Localization, Personalization, Publish, Paper Electronic, Long-Term Archival… mỗi cái đều có vai trò và chức năng quan trọng để biến dữ liệu thành thông tin và phương pháp phân bố thông tin, lưu trữ thông tin tuỳ theo nhu cầu và giới hạn của từng đối tượng.

Ngoài ra, một điểm cực kỳ quan trọng của ECM là security. Security ở đây không chỉ là chuyện bảo mật cho chính hệ thống ECM mà bảo mật cho từng data do ECM nhận, xử lý và cung cấp. Những cái này nhằm bảo đảm 3 điểm cốt lõi:

1. Digital rights: thông tin chỉ được gởi đi và được nhận từ hai phía có thẩm quyền gởi và nhận. Nó bảo đảm được tính bảo mật và pháp lý của thông tin.

2. Digital signatures: “chữ ký điện tử” ở đây nhằm xác định ai đã tạo ra tài liệu vào lúc nào và những ai có quyền sửa đổi (và sửa đổi lúc nào)…v…v… Nó bảo đảm được tính trung thực và pháp lý của hồ sơ và tài liệu. Cái này cũng tương tự như khuôn dấu và chữ ký của “thủ trưởng” trên một tờ giấy.

3. PKI: Public Key Infrastructure, “chìa khoá” riêng và chung (private key & public key) được một điểm thứ ba đáng tin cậy lưu giữ để thông tin được phân bố giữa các nơi gởi nhận có tính trung thực và bảo đảm bảo mật. Nếu không có cái này, ông A gởi một tài liệu pháp lý cho ông B và ông B không cách nào xác định được những thứ ông A gởi cho là có tính pháp lý và giá trị hay không.

Từng điểm ở trên có thể khai triển ra hàng trăm, thậm chí hàng ngàn chi tiết.

 — Hoàng Ngọc Diêu (conmale) —

Cảm ơn 2 bác Diệp – Diêu đã chia sẻ những nội dung bổ ích trên về ECM.

3 comments

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s